REEMBOLSO DE DESPESAS: COMO LANÇAR CORRETAMENTE NO SISTEMA FINANCEIRO
- custoseganhosconsu
- há 1 dia
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É comum que funcionários realizem, as vezes, pequenos pagamentos com o dinheiro do próprio bolso, em nome da empresa, e depois pedir reembolso do valor. É o caso, por exemplo, de quem corre até a farmácia numa emergência. Ou quando precisa pagar um pedágio ou estacionamento, na visita a um cliente. Para situações como essas, existem o procedimento de reembolso, alinhado com uma boa prática de controle financeiro.
Apesar de parecer simples, um dos erros mais comuns é o uso de uma conta chamada “Reembolso” no plano de contas. O reembolso em si, é apenas o ato de devolver para o funcionário, o dinheiro que ele usou, diante de uma necessidade. Afinal, numa emergência, se ficasse esperando o processo burocrático, até a solicitação de verba ser liberada, poderia dar ruim.
Vamos entender isso com um exemplo prático. Suponha que um colaborador pagou R$ 58,00 na farmácia para comprar um medicamento destinado ao uso em um funcionário acidentado. Ele traz o cupom fiscal e pede reembolso à empresa, depois que a ocorrência foi atendida.
Qual deve ser o lançamento correto no sistema? Já vi muitas empresas, registrarem esse valor na conta “Reembolso de Despesas”, o que tecnicamente está incorreto. Quer dizer que a empresa, chegou a criar no plano de contas, uma conta específica para reembolso. Isso fica errado. Imagina, o administrador ao olhar a demonstração de resultado, deparar com a conta Reembolso de Despesas”?
Neste caso, o que gerou a despesa, foi a compra do medicamento. Então, pela ordem dos fatos, primeiro deve dar entrada no sistema, desta nota da farmácia, na conta certa, classificando como: “Despesa com Medicamentos”, “Despesa Médica” ou alguma conta que reflita a natureza desta despesa.
A conta "Reembolso", quando usada como conta de despesa no plano de contas, acaba funcionando como uma espécie de “caixa-preta” na demonstração de resultado, pela tendência de jogar tudo nesta conta, sem critério, e ninguém sabe ao certo o que de fato está sendo gasto. Isso compromete as informações geradas pelos relatórios, dificulta a análise gerencial e enfraquece o controle sobre os custos.
No entanto, tem sim, empresas que utilizam a conta “Reembolso” no plano de contas, como uma ferramenta de controle interno e prevenção de fraudes, no grupo do passivo, mantendo as despesas classificadas nas suas contas corretas.
Uma boa gestão envolve fluxos de aprovação rigorosos e políticas claras para evitar fraudes. Para esta finalidade, mantém uma conta, com nome algo como “Reembolso a Pagar” com a finalidade de rastrear solicitações de cada reembolso. Conferir limites e permissões, verificando se os gastos fazem parte das despesas reembolsáveis. Ajuda a detectar anomalias, facilitando auditorias rápidas ao identificar recibos repetidos ou valores elevados.
Como isso funciona na prática? O colaborador apresenta o comprovante, por exemplo, do reembolso de R$ 58,00 de gastos com a farmácia. O departamento financeiro lança a nota; debita “Despesa com Medicamentos” e credita a conta “Reembolso a pagar”. Assim, a despesa fica corretamente classificada, para efeito da demonstração de resultado, e a passagem do valor reembolsado, fica registrado na conta Reembolso a Pagar.
Após análise e aprovação, o reembolso sendo feito, a baixa desta nota do Contas a Pagar fica: credita banco e debita Reembolso a Pagar. O saldo da conta “Reembolso a Pagar” deixa de figurar como passivo, mas a sua passagem ficou registrada. Esse modo de trabalhar é um valioso recurso para mitigar os riscos internos, porque fica transparente a todos que, o registro de cada passagem permanece no sistema.
No sistema financeiro não contábil, você pode optar por criar dentro do seu Contas a Pagar, um credor chamado “Funcionário a Reembolsar” ou simplesmente “Reembolso de Despesas”, para concentrar os lançamentos de todos os reembolsos. O reembolso de R$ 58,00 do exemplo da farmácia, seria lançado neste credor “Funcionário a Reembolsar” e classificada na conta “Despesa com Medicamentos”.
Na Demonstração de Resultado, esta despesa da farmácia, aparecerá na conta “Despesas com Medicamentos”. E, caso haja necessidade de auditar a conta, vai na consulta das contas pagas, e seleciona o credor “Funcionário a Reembolsar” e o sistema poderá mostrar detalhadamente, para quem e quanto foi reembolsado.
Agora, se mesmo assim, o administrador fizer questão de manter a conta “Reembolso de Despesas” no plano de contas, para monitorar seus funcionários, porque a empresa tem grande quantidade de reembolsos, então, talvez a questão seria uma oportunidade para revisar o processo, no sentido de minimizar ou até extinguir as práticas que precisem de reembolso.
E para concluir, o mais importante é saber quem está gastando, quanto está gastando e no que está gastando. E, acima de tudo, continuar aprendendo a melhor forma de utilizar os recursos que o sistema oferece, criando um ambiente de transparência e rastreabilidade, mais voltado à prevenção de fraudes do que à punição após o ocorrido. Afinal, é responsabilidade da empresa fazer todo o possível para evitar que fatos desagradáveis venham a acontecer.
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