RATEIO DE DESPESAS ENTRE CNPJS DIFERENTES: COMO LANÇAR CORRETAMENTE NO CONTROLE GERENCIAL
- custoseganhosconsu
- há 13 minutos
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É bastante comum encontrarmos empresas que operam com dois ou mais CNPJs, compartilhando a mesma estrutura física, administrativa e até operacional. Seja por questões estratégicas, fiscais ou operacionais, essas empresas dividem espaço, mão de obra e despesas, mas, naturalmente, cada CNPJ precisa ter seu próprio controle financeiro, apurando seus resultados separadamente. Vamos entender isso melhor com um exemplo prático:
Imagine duas empresas, uma empresa “A” e outra empresa “B”, que produzem linhas de produtos diferentes. Cada uma tem seu próprio CNPJ, embora operem lado a lado, em galpões com paredes germinadas. No entanto, ambas compartilham despesas comuns, como aluguel, água, energia, telefone e outros.
Peguemos aqui a conta de telefone como exemplo. Suponha que a fatura mensal seja de R$ 1.000,00, emitida no CNPJ da empresa “A”. A empresa “A”, paga a conta corretamente, registra na contabilidade fiscal, e está tudo certo do ponto de vista legal.
O desafio começa no controle gerencial. O empresário, que é dono dessas duas empresas, quer saber exatamente quanto cada uma está consumindo e qual é o verdadeiro resultado operacional de cada CNPJ. Ou seja, ele quer ver a Demonstração de Resultado separada para cada empresa, considerando a parte proporcional das despesas compartilhadas.
Como fazer esse rateio no controle gerencial?
No nosso exemplo, a despesa com telefone será dividida meio a meio: R$ 500,00 para a empresa “A” e R$ 500,00 para a empresa “B”.
No Sistema Financeiro Contábil, o lançamento será relativamente simples. Na Empresa “B”, que não recebeu a fatura diretamente, será: Debita R$ 500,00 na conta Despesa de Telefone, que vai para a Demonstração de Resultado, e Credita R$ 500,00 na conta Mútuo da Empresa “B”, que fica no Balanço, no passivo circulante. Na demonstração de Resultado, a empresa “B” reconhece sua parte da despesa, e ao mesmo tempo, fica registrada que está devendo esse valor para a empresa “A”, com o saldo negativo de R$ 500,00 na conta mutuo.
Na Empresa “A”, que pagou a conta inteira, fica: Debita R$ 500,00 na conta Mútuo da Empresa “A”, que sobe para a conta do ativo circulante, no Contas a receber, e Credita R$ 500,00 a conta Despesa de Telefone, como conta redutora de despesa com telefone da empresa “A”.
Na Demonstração de Resultado da Empresa “A” fica: uma despesa de Telefone originalmente no valor de R$ 1.000 e em seguida uma receita nesta conta de Telefone, no valor de R$ 500,00 reduzindo o subtotal para o valor líquido de R$ 500,00. E no balanço, reconhece que tem um valor de R$ 500,00 a receber.
O efeito final é perfeito: A despesa total de R$ 1.000,00 foi corretamente distribuída entre as duas empresas. O Balanço de cada uma mostra claramente quem deve para quem, através da conta de Mútuo. Nenhum dinheiro precisa transitar fisicamente entre contas bancárias dos CNPJs. É apenas um ajuste na contabilidade gerencial.
No Sistema Financeiro Não Contábil:
Aqui o processo exige um pouco mais de criatividade, já que no Sistema Financeiro Não Contábil, todos os lançamentos de baixas, tanto do Contas a Pagar quanto do Contas a Receber, necessariamente precisam passar por uma conta corrente financeira, do caixa, dos bancos ou de contas criadas para fins de controle. Somente assim o valor aparece na razão, para poder fechar a Demonstração de Resultado.
Na Empresa “B”, você lança um título no Contas a Pagar, no valor de R$ 500,00, classificado como Despesa de Telefone. Faz a baixa desse título, sacando o valor da conta Mútuo da Empresa “B”, que funciona aqui como uma fonte de recurso, não sendo dinheiro real.
Na Demonstração de Resultado, a despesa de R$ 500,00 aparece corretamente na conta Despesa de Telefone da Empresa “B”. No Balanço Gerencial, surge um saldo de R$ 500,00 na conta Mútuo da Empresa “B”, no passivo circulante, indicando que a Empresa “B” está devendo esse valor.
Na Empresa “A”, para poder gerar um lançamento redutor da conta de Telefone, terá que incluir uma fatura no Contas a Receber, no valor de R$ 500,00, e fazer a baixa, classificando como “receita” na conta Despesa de Telefone, e o valor creditado na conta Mutuo da empresa “A”.
Na Demonstração de Resultado, da empresa “A”, aparece na despesa de telefone, o valor bruto de R$ 1.000,00 e, na sequência, uma “receita” redutora de despesa, no valor de R$ 500,00 negativos, que ajusta a despesa, deixando o saldo líquido de R$ 500,00 como Despesa de Telefone da Empresa “A”. E no Balanço, consta que a Empresa “A” tem um saldo positivo de R$ 500,00 na conta Mútuo da Empresa “A”, dentro do ativo circulante.
Desta forma, o resultado gerencial de cada empresa fica corretamente apurado, refletidas na proporção correta. O balanço mostra claramente quanto uma empresa tem a receber ou a pagar da outra, através de saldo positivo ou negativo na conta mutuo. Tudo isso sem movimentação bancária entre CNPJs, evitando riscos tributários ou fiscais desnecessários, além de manter o caixa físico de cada empresa intacto.
Importante observar que esse processo é exclusivamente gerencial, não gera efeitos fiscais, nem substitui os registros obrigatórios para fins de escrituração contábil. A contabilidade oficial, feita pela contabilidade fiscal, segue rigorosamente a legislação, lançando os documentos fiscais conforme a titularidade do CNPJ em que foram emitidos.
Por isso, sempre recomendamos, que faça a contabilidade fiscal corretamente, cumprindo as exigências legais. E mantenha um controle gerencial bem feito, que te ajude a tomar decisões inteligentes, baseadas no desempenho real de cada operação ou unidade de negócio. O uso da conta Mútuo entre Empresas é uma excelente ferramenta de gestão, tanto para quem utiliza sistemas contábeis quanto para quem trabalha com sistemas financeiros não contábeis.
Permite distribuir despesas, ajustar resultados e acompanhar de perto o desempenho de cada empresa, sem gerar movimentações bancárias entre CNPJs, apenas ajustando saldos no controle gerencial. Este é um caminho inteligente para empresários que querem ter uma visão clara e profissional de seus negócios.
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