CARTÃO DE CRÉDITO CORPORATIVO E O CONCEITO DA CONTA DE ADIANTAMENTO
- custoseganhosconsu
- há 15 horas
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O cartão de crédito empresarial é uma ferramenta que facilita, pois dispensa ficar carregando o dinheiro. Mas sua gestão inadequada costuma gerar mais dor de cabeça do que benefício. É comum encontrar empresas onde a conta "Despesas com Cartão de Crédito" figura no plano de contas como se fosse uma despesa. No entanto, é bom esclarecer que, o cartão de crédito, por sua natureza, é apenas uma forma de pagamento, tanto quanto pagar em boleto ou pagar em dinheiro.
Olha o que acontece, na maioria das empresas, acabam criando a tal conta “Despesas com Cartão de Crédito” por causa da urgência do financeiro, que precisa correr para pagar o boleto da fatura do cartão que está vencendo, e cadê as notas fiscais que compõem o valor do boleto? Sumiram? Ou estão perdidos em algum lugar na empresa?
E sabe o que acontece? Essa pressa toda vira uma bagunça na contabilidade. Imagina que o funcionário está viajando, e usa o cartão da empresa para abastecer, almoçar, pegar um hotel, etc. Ou ainda, o comprador da empresa, faz a compra de uma matéria prima, usando o cartão de crédito. E na hora de classificar por tipo de gasto, o que acontece? Acaba lançando todo o valor na conta genérica: “Despesas com Cartão de Crédito”.
Esse improviso, acaba virando regra, e leva a empresa a um apagão, deixando no escuro, sem saber quanto está gastando com combustível, quanto está gastando com hospedagem, com refeições ou quanto está gastando com matéria prima, porque estão misturando todas as notas na conta Despesas com cartão de crédito.
Uma boa recomendação seria o de, usar o conceito das Contas de Adiantamento. Esse método ajuda muito. Você pode criar uma conta de adiantamento para cada cartão corporativo que a empresa opera. Exige um pouquinho de disciplina por parte dos usuários que geram o gasto. A nota de combustível, por exemplo, assim que o usuário retornar, pede para ele apresentar as notas.
Cada nota será classificada na sua conta de despesa correspondente. Assim, a nota do posto de gasolina fica: Debita a conta Despesa com combustível e credita Contas a pagar. Nota de hotel, debita a conta Despesa com hospedagem e credita contas a pagar. Nota da compra de matéria prima, debita a conta estoque de matéria prima e credita fornecedores a pagar. E assim por diante.
Veja que, cada nota está sendo classificada de acordo com a sua natureza. E estas notas, no sistema financeiro, ficam abertas no passivo, igual a outras notas. Porém, estes, já estão pagas, com cartão de crédito. Então é preciso separar dos demais que serão pagos no seu vencimento. Estas notas terão que ser liquidadas.
Portanto, o próximo passo, será o de dar a baixa destas notas. A nota do posto de gasolina fica: credita conta de adiantamento do cartão final x, e debita contas a pagar. A nota de hotel, credita conta de adiantamento do cartão final x, e debita contas a pagar. E a nota da compra de matéria prima, também credita conta de adiantamento do cartão final x, e debita a conta fornecedores a pagar.
Neste momento, as notas estarão todas baixadas. O risco de aparecerem abertas no contas a pagar, agora foi anulada e o processo está fechando com segurança. Basta agora, aguardar a chegada do boleto da fatura do cartão de credito, e pagar no seu vencimento. O lançamento do pagamento do boleto da fatura de cartão de credito fica: credita banco e debita conta de adiantamento de cartão final X, zerando o saldo que estava negativo.
Dessa forma, a demonstração de resultados no sistema, fica coerente e correto, mantendo a transparência e rastreabilidade de cada despesa. No final do mês, deve enviar para a contabilidade o extrato do saldo negativo da conta de adiantamento de cartão. Para que os lançamentos na contabilidade estejam alinhados com a realidade operacional da empresa, promovendo uma cultura de disciplina e no agir correto como ser humano.
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