CATEGORIA FINANCEIRA: COMO CODIFICAR NO SISTEMA FINANCEIRO NÃO CONTÁBIL
- custoseganhosconsu
- há 2 dias
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Se o seu sistema financeiro é do tipo não contábil, então, muito provavelmente, você está usando categorias financeiras em vez de um plano de contas. A estrutura das categorias financeiras é muito parecida com um plano de contas contábil, porém é mais flexível, porque geralmente se trata de um campo aberto, que aceita letras e números, sem a rigidez da contabilidade tradicional.
Nesse tipo de sistema, é comum que o usuário comece cadastrando categorias básicas como água, luz, telefone, aluguel, salários, matéria-prima, entre outras. Para organizar melhor essas informações, é recomendável utilizar grupos de categorias, como por exemplo:
Grupo de Materiais: engloba subcategorias como matéria-prima, mercadorias para revenda, materiais de embalagem etc.
Grupo de Salários, Encargos e Benefícios: inclui salários, adiantamentos, férias, 13º salário, INSS, FGTS, vale-transporte etc.
Grupo de Impostos: abrange subcategorias como Simples Nacional, IPI, ICMS, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL etc.
À medida que o dia a dia do financeiro exige novas classificações, novas categorias vão sendo adicionadas à tabela. Até aí, tudo bem. O problema começa quando deixa escorrer sem um mínimo de controle. Se o cadastro de categorias for feito sem critérios e padronização, em pouco tempo você estará diante de um mar de contas difíceis de interpretar. Os relatórios ficam poluídos e confusos, e qualquer análise se torna desanimadoramente inviável.
Por isso, seria bom selecionar as contas relevantes, ou seja, aquelas realmente importantes para compor sua Demonstração de Resultado e que mereça a atenção. Outro problema comum são as categorias duplicadas ou semelhantes, como "Seguro" e "Seguros", ou "INSS" e "Previdência Social". Ambas se referem à mesma coisa, mas foram criadas, quem sabe, até por pessoas diferentes, que não se comunicaram. Isso gera redundância e confusão.
Sugestão para estruturar os códigos das contas
Uma boa prática é usar letras e números na descrição das categorias financeiras, com a inclusão de números à esquerda para ordenar logicamente a ordem das contas. Assim, por exemplo, o “F” do FGTS pode aparecer depois do “I” do INSS, se os códigos numéricos forem atribuídos junto com a descrição. Algo impensável num sistema contábil.
Uma sugestão de estrutura seria reservar: 1 para contas do ativo, 2 para contas do passivo, 3 para contas de receita e 4 para contas de despesas. Assim, todas as contas do grupo de despesas começariam com o número 4, e as de receitas com o número 3.
Dentro do grupo 4 (despesas), você pode organizar por subgrupos, usando a segunda posição numérica. Por exemplo: 41 Impostos, 42 Materiais, 43 Salários, encargos e benefícios, 44 Despesas gerais e administrativas, 45 Despesas comerciais, 47 Despesas financeiras, 48 Despesas não operacionais e 49 para movimentação patrimonial. Exclusivo para aqueles valores que nunca afeta o resultado, como amortização de empréstimo, pagamento de parcelamentos, transferências entre contas, ou débito da conta quando vai para aplicação em investimentos.
Só para ajudar a clarear um pouco mais, vamos pegar o grupo 44 das despesas gerais e administrativas. Dentro deste grupo de conta, ficaria as contas de detalhe assim; 01 para água, 02 para luz, 03 para telefone, 04 para aluguel e assim por diante. Está acompanhando o raciocínio? Vamos destinar 2 posições aqui, por que dentro de um grupo de contas, pode ter mais de 9 subcontas. A estrutura ficaria então; 44.01 Água, 44.02 Luz, 44.03 Telefone, 44.04 Aluguel, e assim por diante.
Com esse tipo de estrutura, você facilita tanto o lançamento diário quanto a análise gerencial e a emissão de relatórios. E recomendamos que indique um responsável para administrar a criação de novas contas e novos códigos, apenas para evitar que pessoas de diferentes áreas saiam criando a revelia.
E passar esta lista destes códigos, para as pessoas que fazem os lançamentos, para saber que código deve usar para classificar cada gasto, de acordo com a natureza tipificada pela empresa. Assim, o gestor consegue puxar os relatórios para análise dos gastos, de forma a fluir naturalmente de baixo para cima.
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