SUA EMPRESA CONSEGUE TRABALHAR SEM O CAIXA?

Há muito tempo uma empresa resolveu investir e comprar uma copiadora para o escritório, pois além de otimizar o tempo, facilitaria muito o trabalho do escritório. No começo, a novidade foi uma maravilha e muito facilitadora na hora de produzir cópias de documentos. Porém, com o tempo cada vez mais pessoas utilizavam essa tecnologia, para fins empresariais e próprios, e o número de cópias aumentaram de tal forma que saiu do controle. Até que um dia a máquina pifou, decidiram não enviar para o conserto e ninguém morreu por causa disso.

Com o caixa de uma empresa acontece a mesma coisa. Pouco a pouco as pessoas se acostumam com o pagamento em dinheiro e são atraídas pelo vício de achar que tudo tem que ser pago em espécie. Contudo, se uma empresa não exercer um esforço consciente para definir as regras de uso do dinheiro, poderá repetir o mesmo erro da copiadora. Ou seja, uma fila de gente na frente do caixa pedindo dinheiro até para coisas supérfluas e que não precisam.

Para ajudar a elucidar a questão, vamos ilustrar uma outra situação: uma empresa de coleta de lixo cuja filial era no litoral, longe da matiz, e funcionava sem dinheiro físico, em uma época em que não haviam as facilidades do caixa empresarial.

Essa decisão do administrador foi tomada baseada no fato de que com o tempo, quando se mantém o dinheiro no local, acaba se criando, mais cedo ou mais tarde, a oportunidade para alguém “meter a mão” no dinheiro devido a facilidade de o dono estar longe. Assim, além de se criar uma dor de cabeça, essa situação seria prejudicial à empresa. E os funcionários, apesar de terem reclamado no início, se adaptaram a esse formato de gestão com o tempo.

E quando ocorre uma emergência, como por exemplo alguém se machucar? Nesses casos, os funcionários juntam dinheiro, com o que cada um tem, solucionam a questão e posteriormente solicitam o reembolso.

Mas afinal, qual é a melhor opção para a gestão de uma empresa? Não existe certo ou errado, existe o que funciona melhor para cada uma, levando em consideração suas particularidades.

Porém, eu prefiro ficar no meio termo, adoto a ideia de operar sem o caixa, mas mantenho um fundo fixo escondido com o líder local, justamente para uma situação de emergência. Além disso incentivo qualquer empresa a aprender a formar a cultura e o hábito do pagamento ser eletrônico, de modo que tudo seja parametrizado e lançado no sistema, seguindo a trilha desenhada para controle e segurança da empresa.

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