CONTAR ESTOQUE NA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA?

Na implantação de sistema em uma empresa, um dos erros mais frequentes é querer começar pela contagem do estoque. O dono da empresa tem urgência em ver quanto de dinheiro está parado no estoque e então manda fazer a contagem.

O processo de definição e cadastramento de parâmetros leva tempo, pois é necessário considerar inúmeros eventos durante a implantação de sistema. Após algum tempo começa a dar início a emissão de notas pelo sistema.

Sendo assim, após a parametrização, a contagem física e inclusão do saldo, item a item, no sistema além de ser passivo a erros, requer horas extras de trabalho e, consequentemente, um gasto financeiro a mais.

Porém, assim que o sistema começa a funcionar, a contagem do estoque se perde, porque o sistema novo ainda está sendo testado sob condições reais de funcionamento.

Desta forma, para não perder dinheiro e clientes basta acertar no programa para que o sistema aceite emitir nota com estoque negativo. Começa a dar entrada no estoque com as notas de compras. Depois aprende como dar saída por devolução para fornecedor, depois a dar entrada por devolução quando o cliente devolve. Aprende e parametriza como se faz quando ocorre a troca de mercadorias, erro de código de produto, entre outros. Então precisa parametrizar um por um as variações de entradas e saídas, até que o estoque começa a rodar “redondo”. Neste ponto, finalmente é a hora de contar o estoque e acertar no sistema.

O ideal é adotar o método do inventário permanente, em que é escolhido um grupo de produtos diariamente ou semanalmente para a contagem do saldo e inserção no sistema. Assim, ao longo de algumas semanas todo o estoque será contado e ajustado no sistema, de forma que os saldos não apresentem erros, devido a parametrização. Depois volta a fazer inventário tudo de novo pouco a pouco, até sentir que a diferença é praticamente irrelevante.

Agora poderá realizar o controle através da auditoria anual, aplicando a fórmula (saldo que tinha antes, mais tudo que comprou no ano, menos tudo que vendeu, igual quanto teria que ter no estoque) é possível realizar um controle mais rígido e apontar, inclusive, os produtos que sumiram e a quantidade.

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