CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

Como está a conciliação das contas correntes dos bancos na sua empresa? Nada é mais improdutivo do que alguém se arrastar por horas com detalhes financeiros. Por isso, um hábito muito importante de por em prática é a velocidade com que se resolve a questão financeira. O ideal é que se resolva nos primeiros trinta minutos do dia, antes de tomar café, pois é fundamental que meia hora após o início do expediente a pessoa tenha disponibilidade para cumprir suas principais funções na empresa, como ver o produto, contatar o cliente, questões ligadas a entrega, etc.

Se a sua empresa estiver gastando tempo demais para a conciliação das contas correntes, é necessário melhorar a metodologia para otimizar o tempo. Além disso, se a demora no financeiro for um fator que atrapalha o andamento da empresa, isso é um sinal claro de que o responsável não domina as ferramentas corretas. Afinal, deixar o financeiro andar a toda velocidade é o primeiro passo para a empresa ganhar eficiência e produtividade.

Porém, se as grandes empresas necessitam de metodologias mais avançadas e adequadas, as pequenas empresas podem monitorar o financeiro através de uma planilha, desde que adote os princípios contábeis. Assim, basta fazer a tabela dinâmica, no primeiro dia útil do mês, para obter o demonstrativo de resultado, pois na conciliação das contas diárias já são acumulados os valores recebidos e os pagos.

A planilha ideal deve ter cinco colunas sendo uma coluna para a data, outra para o histórico do lançamento, a terceira para o número do documento, a quarta para o valor da transação, utilizando sinal de negativo para valores de saída débito, e na quinta coluna o saldo. Sendo que a primeira meta é deixar o saldo da planilha igual ao saldo do banco, pois assim se garante de que tudo que ocorrer na conta do banco estará registrado na planilha, sem escapar um centavo.

Depois que o saldo estiver batendo, é possível criar mais uma coluna para inserir o código do tipo da conta em cada lançamento para separar os clientes, e assim ter um código para a receita individualmente. Além disso, para classificar as despesas pode se criar uma tabela com os tipos de conta e utilizar outra série de códigos. Por exemplo, a conta de água se inicia com o código 201, a conta de luz tem o código 202 e assim por diante, sucessivamente.

Contudo com tantas colunas é importante se atentar para evitar erros, e uma estratégia muito eficaz é inserir uma coluna para a descrição, de forma que quando o código for digitado retorna, automaticamente, para a descrição da conta. Para esta finalidade pode-se usar o comando PROCV da planilha.

E por fim, criar uma coluna “mês” para que a todas as datas sejam transformadas e padronizadas no formato de ano e mês. Desta forma, na parte de cima da tabela estarão os meses horizontalmente, de janeiro a dezembro, e no sentido vertical as contas, facilitando a visualização dos gastos mensais. Assim, sempre que a tabela for atualizada, o demonstrativo de resultado estará pronto no final da conciliação de cada manhã, com os valores acumulados.

Sendo assim, por mais endividada que as contas de uma empresa esteja, ninguém muda o registro dos fatos ocorridos. Portanto, monitorar a empresa a partir das movimentações já realizadas, entre outros benefícios, proporciona uma sensação de dirigibilidade bastante segura ao gestor.

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