COMO PADRONIZAR A FÓRMULA NA PLANILHA DE CUSTO

Um dos erros mais comuns que ocorre na elaboração da planilha de custo é o de ir montando na medida em que as coisas vão acontecendo ou ainda na medida em que vai se lembrando das coisas. Dessa forma, células e mais células são criadas, de forma desorganizada e despadronizada, e cada hora as fórmulas leem uma célula e multiplica por um valor que está em uma outra planilha. Isso, com o tempo, se transforma em uma verdadeira colcha de retalhos e, a certa altura, nem mesmo quem montou a planilha consegue entender.

Uma planilha de custo que outras pessoas não conseguem ler porque não conseguem entender as informações expostas, por falta de clareza, passa a ser um instrumento de pouca utilidade. E, consequentemente, a pessoa que se esforçou e fez seu melhor fica frustrada com a indiferença em relação a planilha.

Contudo, uma planilha de custo com as características descritas acima aumenta a probabilidade de erros, enganos e esquecimentos do tipo; “ah, esqueci que estava assim”. Da mesma forma com que não permite escalabilidade, por não ser possível copiar e colar para novos produtos. Ou seja, perde muito tempo, pois cada célula precisa ser refeita e revisada artesanalmente. O que é muito prejudicial para a produtividade geral da empresa. Então, o que fazer?

É justamente essa a importância de um bom conselho vindo de especialistas no assunto. Nesse caso a solução é a “padronização”. Ou seja, uma planilha de custo deve ser montada de uma forma que qualquer pessoa consiga ler e entender. E, para isso precisa seguir uma lógica do começo ao fim. Por exemplo, a fórmula que multiplica a quantidade consumida pelo preço do material deve ser igual em todos os itens. Assim, basta copiar a fórmula da primeira célula até a última célula sem preocupação de erros.

Contudo, é necessário adequar a unidade da quantidade consumida de forma que seja submetida a um padrão para a formula que irá sempre multiplicar quantidade pelo preço.

Um exemplo disso, para ajudar a ilustrar, é o caso de uma confecção, onde o quilograma do tecido custa 10,00 reais e o item consome 2 metros quadrado. Sendo assim, se digitasse 2 na quantidade o custo do item ficaria errado, pois sairia a 20 reais. Então o que está faltando nesse exemplo é a densidade do tecido, de digamos 200 gramas por metro quadrado.

Em casos como este, é sugerido tratar a quantidade em 4 colunas. Dessa forma, os 2 metros quadrado vão na célula da primeira coluna, a densidade de 200 vai na célula da segunda coluna, na terceira coluna vai 1.000 que é o fator de conversão de quilo para grama. E, na quarta coluna será calculada a quantidade final, multiplicando 2 por 200 e dividindo por 1000 para chegar em 0,400. Assim, a fórmula que multiplica 0,400 por 10 reais gera o custo correto de 4,00 reais, deste item.

Neste formato, todos os dados ficam visíveis para qualquer pessoa, o que minimiza o erro e, com o tempo, a planilha de custo ganha credibilidade.

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