COMO CONTABILIZAR COMPRA ON LINE QUE PAGUEI ANTECIPADO

Atualmente tornou-se comum fazer as compras na internet. Entretanto, quando se trata de compras profissionais, feitas nas empresas, a burocracia envolvida fica um pouco maior do que pessoas físicas realizando suas compras pessoais.

Nas compras realizadas pelas pessoas jurídicas, a primeira burocracia é a liberação do dinheiro antes de receber a compra. A rotina nas empresas é a mercadoria chegar na empresa e ainda ter um prazo de pagamento, justamente para dar tempo da burocracia interna completar seu ciclo da entrada física do material à nota fiscal aparecer na tela do financeiro com tudo aprovado.

O problema é contabilizar a saída do dinheiro primeiro para só depois fazer a baixa da nota fiscal correspondente, que vem com a data de emissão dias depois da data de saída do dinheiro.

Por isso, tem pessoas jurídicas que estão forçando a baixa da nota fiscal na data de saída do dinheiro para conseguir bater com o extrato do banco. E, tem pessoas jurídicas que estão baixando na data da emissão da nota fiscal, porque o sistema não deixa baixar com data inferior a emissão. Só que, neste caso, acaba alterando também a data de saída do dinheiro para a data de emissão da nota fiscal, o que faz com que o saldo da conta fique com diferença.

Por tanto, a solução contábil para este caso seria criar uma conta de “numerários em transito”, semelhante a conta de adiantamento a fornecedores. Assim, quando o dinheiro sair do banco, será utilizado este módulo que criará um lançamento de crédito contra este fornecedor e libera o dinheiro. Depois, quando a compra chegar, ao dar entrada no sistema, será perguntado se quer usar o crédito que tem para “matar” o débito desta nota. Dessa forma, a conta do banco e a baixa da nota ficarão corretos.

O desafio maior é com as pessoas jurídicas que não possuem sistema financeiro contábil como nas microempresas ou nas empresas prestadoras de serviços como escritórios de advocacia e consultórios médicos que compram materiais via internet e convivem com este problema do descasamento das datas.

Mas, para esses casos, nossa recomendação é criar uma conta corrente “numerários em trânsito” e na data em que o dinheiro sair do banco, fazer um lançamento de transferência, em que o dinheiro sai do banco e entra na conta “numerários em transito”.

Dessa forma, o banco fica com o saldo certo enquanto o dinheiro fica esperando nesta conta “numerários em transito”. Assim, quando a nota chegar, será possível fazer a baixa da nota usando o saldo dessa conta. E, além de tudo ficar correto, e a empresa ter o controle total sobre cada dinheiro movimentado, a contabilidade adora esta transparência, porque o saldo do adiantamento também pode ser lançado como ativo da empresa e fechar até o balanço.

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