RECEBIMENTOS EM DINHEIRO, COMO CONTABILIZAR
- custoseganhosconsu
- 15 de mai. de 2024
- 3 min de leitura
Ao lidar com recebimentos em dinheiro, até mesmo nas transações mais simples, é essencial garantir uma contabilização adequada. Mesmo em um cenário onde os pagamentos em espécie têm diminuído, cada entrada de dinheiro requer registro e controle meticuloso. Afinal, o dinheiro vivo continua atraindo a atenção daqueles com intenções duvidosas.
Para muitas empresas em seus estágios iniciais, estabelecer uma rotina eficaz de gestão de caixa pode ser desafiador. O primeiro passo fundamental é criar uma conta de caixa, seja em uma planilha ou em sistemas contábeis formais. Um caixa mal administrado pode ser a porta de entrada para futuros problemas financeiros. Grandes erros são cometidos pouco a pouco. Pequenos erros vão tomando corpo ao longo do tempo, e é pelo caixa mal administrado que o astuto inimigo adentra e contamina o ambiente da pessoa jurídica.
Bem, vamos à primeira venda recebida em dinheiro. De um lado, você tem a nota fiscal, o cupom fiscal ou outro comprovante qualquer que atesta a transação feita, seja de produtos, mercadorias ou serviços, e do outro lado, você tem o dinheiro na mão. Como registrar isso corretamente?"
Inicialmente, debita a conta "Clientes a Receber", no ativo circulante, e como contrapartida, credita a conta "Receitas de Vendas", no grupo das contas de resultado. Note que o dinheiro ainda não está no caixa; portanto, em seguida, no segundo lançamento, debita a conta "Caixa" e credita a conta "Clientes a Receber", transferindo assim o dinheiro para o saldo de caixa. Perceba que agora o saldo da conta “Clientes a Receber” está zerado, e o saldo do caixa reflete o dinheiro que foi recebido da venda.
Consegue visualizar o movimento do dinheiro? O dinheiro parte da receita de venda, onde foi contabilizado como uma entrada na conta "Receitas de Vendas” e como contrapartida na conta "Clientes a Receber". Em seguida, o dinheiro é transferido para o saldo da conta "Caixa", onde fica disponível para ser utilizado. O comprovante daquela venda foi registrado e está baixado, constando como pago no sistema, sendo rastreável por qualquer pessoa mais tarde.
Posso fazer isso em um único lançamento? Credita a conta Receitas de Vendas e debita direto a conta Caixa? Sim, pode, e muita gente faz isso. No entanto, nossa recomendação é sempre seguir o caminho do “burro”, ou seja, padronizar de forma que qualquer um consiga entender, fazendo todos os lançamentos, seja o recebimento em dinheiro, boletos, cartões ou PIX, da mesma maneira, sempre na conta Clientes a Receber.
No caso do recebimento em dinheiro, ele passa apenas pela conta Clientes a Receber, seguindo o caminho padrão, antes de ser transferido para a conta Caixa. A partir desse ponto, o destino desse dinheiro do caixa é uma decisão interna. Ele pode permanecer no caixa pelo tempo que for necessário ou ser usado para pagar qualquer conta.
Ao usar o dinheiro para pagar contas, basta registrar a saída através da baixa do contas a pagar, de um gasto já lançado, creditando a conta caixa e debitando a conta de despesas a pagar. Além disso, é possível pagar com dinheiro despesas que ainda não foram lançadas no contas a pagar, como por exemplo, reembolso de pequenos gastos. Nestes casos, é possível debitar a conta de despesa e creditar a conta caixa, economizando um passo. É importante ressaltar que os pagamentos feitos fora do contas a pagar, quando for necessário rastrear o comprovante de pagamento posteriormente, não estarão registrados na baixa do contas a pagar, e sim nos lançamentos de caixa.
O dinheiro também pode ser retirado pelos sócios da empresa, seja como pró-labore ou adiantamento de lucro. Em último caso, também é possível depositá-lo na conta bancária. Esse depósito não afeta o resultado, já que o dinheiro sai do caixa e entra no banco, sendo apenas um lançamento de transferência entre contas, creditando o caixa e debitando o banco.
E para finalizar, quanto tempo o dinheiro pode permanecer no caixa? Bem, não há lei que obrigue você a se desfazer do caixa, nem lei que proíba você de manter dinheiro nele. O caixa pode ser uma caixa de sapatos, uma gaveta da mesa, um cofre, ou qualquer outro local onde você mantenha o dinheiro.
Lembrando sempre a importância da coerência com a segurança, no uso e salvaguarda do dinheiro, em todas as operações financeiras. O controle adequado do caixa é crucial para o sucesso e a estabilidade financeira de qualquer organização.
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