DESCONFIE DO CAIXA QUE NÃO CONTABILIZA AS DIFERENÇAS

O controle de caixa, aquele dinheiro de valor pequeno para pagamento de despesas urgentes da sua empresa, bate zerado todos os dias? Se a resposta for sim, é bom começar a desconfiar do caixa que não apresenta essa diferença. Por quê? Porque muitas notas de despesas chegam com valores de centavos que não são múltiplos de moedas para troco, como por exemplo um cupom fiscal de R$ 9,87. Provavelmente essa nota será reembolsada em R$9,90, o que vai gerar uma diferença de três centavos no caixa.

Para ajudar a ilustrar, vou contar o que aconteceu uma vez em uma empresa. O caixa batia todos os dias zerado. Como fiquei intrigado para saber como o saldo batia exatamente com a contagem física do dinheiro ela me explicou que fazia essa conta bater, pois lançava exatamente o valor que ela dava em dinheiro. Claro que, dessa forma, o saldo iria bater, mas como ficava a contabilidade que recebia os documentos com valores diferentes do lançamento? A resposta dada foi simples “ah, isso eu não sei, eles nunca reclamaram”, e o assunto se encerrou.

Mais tarde fiquei pensando no caso desta empresa. Se a diferença de centavos não recebia um aviso de alerta do órgão de controle, então qual é o valor dessa diferença para que passasse despercebido? E se a pessoa que mexe com o caixa lançasse um valor maior e ficasse com o dinheiro? Esta empresa confia completamente na honestidade desta moça e não aplica a metodologia de conferencia. O que coloca a própria moça em uma situação vulnerável, pois além dela poder cometer um erro e dar o troco a mais, se o dinheiro sumisse um dia, a responsabilidade iria recair sobre ela.

Sei que os valores pagos por este caixa não eram tão representativos, mas as grandes ocorrências normalmente têm início em pequenos eventos, onde as pessoas ao redor não dão a devida atenção.

Na semana seguinte expliquei para o dono desta empresa que se ele queria crescer deveria cuidar destes detalhes pequenos que ajudam a construir o alicerce de uma organização bem administrada. Ele concordou plenamente e adotou na empresa um novo método de lançamento no caixa: no caixa deveria ser lançado o valor exato do documento e a diferença deveria ser lançada em um código específico para “diferença de centavos”.

Este pequeno método tem uma força gigante de colocar tranquilidade e paz no coração de quem opera o caixa, uma vez que o certo é o certo e deve ser feito corretamente, além de confiar no fato de que a contabilidade tem soluções para cada evento. Em uma empresa, as ações das pessoas têm que ser transparentes, para que a qualquer momento, qualquer pessoa possa suceder a tarefa e dar continuidade. Dessa forma, a metodologia baseada nos princípios contábeis é a garantia para um crescimento sólido para qualquer organização.

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