CONTROLE DE CAIXA E MOVIMENTO DIÁRIO 3

Ronaldo é dono de uma distribuidora de produtos alimentícios na zona leste da cidade de São Paulo. Como bom empreendedor, Ronaldo é ótimo no setor comercial. Seu negócio é vender e atender aos clientes. Porém seu ponto fraco é o controle financeiro.

Seu modelo de negócio lida muito com dinheiro vivo, pois os vendedores recebem em dinheiro dos clientes e retornam para a empresa, no final do dia, com bastante dinheiro e ainda alguns cheques. Cada vendedor que chega “despeja” o dinheiro de diferentes clientes sobre a mesa da tesouraria com uma rápida explicação verbal e pouquíssima anotação por escrito, pois quer ser liberado o mais rápido possível para poder voltar para casa. O que faz com que na tesouraria fique uma montanha de dinheiro a ser conferido, só que no dia seguinte.

Dessa forma, a encarregada da tesouraria junta tudo e guarda no cofre para poder fechar a empresa a noite. No dia seguinte começa a maratona para poder separar cada lote de dinheiro, trazido por cada vendedor, tentando localizar por cliente e cada nota de venda a ser baixa. A tesoureira, uma funcionária de confiança do Ronaldo, já acostumada com os hábitos de cada vendedor, sabia como agir com cada um, na maioria das vezes.

A tesoureira adotava um método que lhe dava segurança, o de grampear o dinheiro ao comprovante correspondente, até conseguir concluir o lançamento de cada caso. Como esse trabalho durava toda parte da manhã e as vezes até depois do almoço, o dinheiro ficava vulnerável, espalhado sobre a mesa, à vista de qualquer um que passasse ali.

A tesoureira mantinha este ritual diário sob rígida disciplina, não permitindo que ninguém se aproximasse. Até que um dia ela adoeceu e não pode ir trabalhar. Todo o processo ficou acumulado e ninguém sabia como lidar com aquilo. No segundo dia que a tesoureira faltou, Ronaldo, em desespero, pediu ajuda ao seu amigo e consultor para tentar ajudar a liberar o dinheiro que estava ficando represado junto com os movimentos diários.

O consultor foi a empresa no terceiro dia e encontrou o caos, uma montanha de notas de venda, recibos, dinheiro e cheques juntos. Por sorte, a tesoureira também voltou a trabalhar naquele dia. Foram apresentados, trabalharam juntos naquele dia e em meia hora tinham terminado de organizar tudo.

O que o consultor implantou nesse dia que otimizou o tempo? Simples. Ele pegou um pedaço de papel, anotou a quantia em dinheiro de cada lote e grampeou o papel com a anotação de valor, em cada documento correspondente, ao invés de grampear o dinheiro ao comprovante. Assim, enquanto a tesoureira contou o dinheiro, observando com cuidado uma possível nota falsa, ele somou os valores dos papeis grampeados. Uma vez que a soma dos papéis coincidiu com a soma em dinheiro, fizeram a entrada no controle de caixa e liberaram o dinheiro para o cofre.

Assim, rapidamente todo o montante de dinheiro que estava represado foi liberado e finalmente o setor de contas a pagar pôde dar prosseguimento na rotina de seus pagamentos feitos em dinheiro.

Além disso, ressalta a importância em criar formas para otimizar o tempo e diminuir os riscos.

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