CONTROLE DE CAIXA E MOVIMENTO DIÁRIO 2

Kazuo Inamori fundou a Kyoto Cerâmica, a Kyocera, na década de 1950 no Japão. Preocupado com o controle financeiro da empresa empenhou todo o seu conhecimento técnico adquirido na formação como engenheiro químico, afinal as contas com o dinheiro tinham que ter precisão absoluta, ou seja, nunca sobrar e muito menos faltar. Sua preocupação era tamanha que instituiu o hábito de contar o dinheiro do caixa três vezes ao dia.

A primeira de manhã cedo, ao iniciar o expediente, deveriam fazer a contagem do dinheiro e anotar o valor, para garantir que durante a noite não tenha ocorrido nenhuma mudança de valor.

A segunda contagem deveria ser feita ao meio dia, para deixar registrado o valor do montante em dinheiro naquele horário, para caso houvesse alguma divergência durante o dia conseguir isolar a ocorrência na parte da manhã.

E a terceira contagem de dinheiro seria feito no final do dia, antes de encerrar o expediente. Essa contagem era para poder conferir, no dia seguinte, se houve alguma saída de dinheiro durante a noite. Isso porque a Kyocera sendo indústria, tinha expediente a noite na fábrica e em uma emergência, o gerente da fábrica poderia utilizar, uma vez que tinha acesso ao cofre para utilizar o dinheiro, e, na correria se esquecesse de anotar, a diferença poderia recair sobre a responsabilidade de quem cuidou do dinheiro durante o dia.

Somado a isso, Inamori acrescentava um outro método para garantir a segurança. O dinheiro era contado, o saldo batido com o livro caixa e a caixa com o dinheiro era guardado no cofre, acompanhado sempre de um observador presente. Da mesma forma, o cofre sempre era aberto com a presença de no mínimo duas pessoas. Além de serem testemunhas do que encontrasse ao abrir o cofre, inibia a tentação de querer “pegar” algum objeto de valor guardado no cofre, como o próprio dinheiro, se ninguém estiver por perto olhando.

Tudo isso ocorreu há muitos anos, quando ainda não existia pagamento em cartões de crédito e muitas transações financeiras eram feitas em dinheiro vivo. Além disso, como na época, durante o dia, ocorriam muitos lançamentos de entrada e saída no movimento diário do caixa, aumentava muito a possibilidade de alguém esquecer de trazer as notas de comprovante e a diferença se instaurar no controle de caixa.

Atualmente, com quase tudo sendo pago eletronicamente, o uso do dinheiro vem diminuindo. No entanto, mesmo que a transação de dinheiro seja menor, se há um caixa de dinheiro, independente da atividade da empresa e do montante envolvido, o controle de caixa exige rigor absoluto.

Além disso, um bom controle preserva também a segurança do funcionário que por um erro ou esquecimento pode se envolver no sumiço de um dinheiro. Assim, ao anotar o valor contado, com data e hora, estará mantendo o registro do histórico diário e assegurará um controle tranquilo do caixa.

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