PARA QUE PAGAR CONTAS TODOS OS DIAS?

Algumas empresas fazem do setor de contas um verdadeiro quartel general, onde diariamente se travam batalhas com discussões e debates acerca da execução do fluxo de caixa do dia, como se fosse a coisa mais importante. Por isso, é necessário que se transforme a função do contas a pagar no seu real tamanho, sem glamour, apenas como mais uma função na empresa.

Quer saber se uma empresa é boa ou não? Pergunte quem é o responsável pelo pagamento. Em empresas de qualidade ninguém vai saber responder, visto que o pagamento é apenas um setor da empresa. Enquanto em uma empresa de baixo nível, e que não vale a pena investir, o chefe do contas a pagar é uma estrela, bajulado por todos e protegido pelo dono.

Inclusive, empresas de baixo nível normalmente vivem com dificuldades financeiras, pois dão muito valor à saída do dinheiro, de forma que a energia da empresa é sugada e canalizada no “negativo” ao invés de focar na geração da receita e na entrada do dinheiro.

Um outro equívoco bastante comum nas empresas com dificuldade financeira é comprar com prazo de pagamento parcelado em 30, 60 e 90 dias, por exemplo, acreditando que essa prática fará com que a saída do dinheiro seja diluída ao longo dos meses. É um erro achar que isso ajuda, pois o que faz diferença no caixa é o prazo e não a quantidade de parcelas.

Por exemplo, ao comprar algo e parcelar em 3 vezes o custo do pagamento será o triplo, pois serão necessários três cheques, três boletos, três comprovantes e três arquivos. Diferente de se pagar tudo em 60 dias, em que o custo será único, com um só cheque, um só boleto, um só comprovante e um só arquivo. Mas como faço para arrumar o dinheiro para pagar de uma vez só? Este é apenas um modelo mental onde se acostumou a pensar desta forma. Tanto é que pessoas que pensam assim fazem compras de valor pequeno em prestações. Não importa o valor, se comprou é porque pode pagar e vai pagar, então basta encarar de frente e arrumar o dinheiro para data do pagamento.

Além disso, ainda há a questão de notas e boletos desacompanhados de autorização de compra e da autorização de pagamento, que chegam no setor de contas a pagar e criam transtorno para quem executa o pagamento. Pois além de obrigar o setor a sair caçando pela empresa o responsável pelo vencimento, se fica alguma dúvida o boleto não é pago, o que cria um problema desnecessário para a empresa.

Por isso, é fundamental que uma empresa além de criar uma rotina e disciplina para que todos os pagamentos cheguem ao setor de contas a pagar já devidamente lançados no sistema, com todas as autorizações devidas, prontinhos apenas para serem pagos. Algumas empresas tem o hábito de concentrar os pagamentos em um único dia da semana, ao invés de pagar todos os dias. Além de centralizar o trabalho, o custo do contas a pagar irá diminuir um pouco. Nesse sentido, a Quarta-Feira por ser no meio da semana, é um bom dia para essa finalidade.

Se o financeiro da sua empresa precisa ser forte é porque o seu processo está fraco. Fortaleça o procedimento interno com ordem e disciplina e sua empresa caminhará para prosperidade.

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